Vad är en personuppgift?
- Varje uppgift som identifierar en fysisk person.
- Varje upplysning som avser en identifierad fysisk person.
Tjejerna och de icke-binära som deltar på IGEday är alla mellan 13-19 år. Av den anledningen finns vissa saker gällande GDPR som kan vara bra att känna till.
Personuppgiftsansvar
Som arrangör av IGEday blir ditt företag personuppgiftsansvarig. Det är därför viktigt att ni tar del av Datainspektionens vägledning när ni planerar ert IGEday.
Ett par veckor innan IGEday kommer ni få deltagarlistorna från Womengineer och därmed tar ni över kontakten till deltagarna. Listorna innehåller namn, kontaktuppgifter, skola, årskurs med mera om alla era deltagare, vilka endast får användas för genomförande av IGEday. Om ni önskar kontakta deltagarna i efterhand i annat syfte måste ni först få deras formella godkännande.
OBS: Notera att personnummer ej ingår i deltagarlistorna. Matpreferens / allergi är personuppgift och får ej analyseras eller delas utanför IGEday.
Vill ni samla in egna uppgifter om deltagarna är det viktigt att ni först säkerställer att ni har ett tydligt svar på vad syftet med insamlingen av datan är då ni behöver ha sk rättslig grund för det. Eventet i sig kan vara en anledning, men vill ni till exempel använda deltagarnas data i marknadsföringssyfte är det nödvändigt att deltagarna godkänner det först. Tänk på att insamling av persondata bör begränsas till vad som är nödvändigt.
Dela endast deltagarinformation med de som behöver den och gör det digitalt, för att säkerställa att ni har full kontroll över er data. Med t ex utskrivna listor kan det vara svårt att säkerställa att informationen inte hamnar i fel händer.
Efter eventet, radera eller anonymisera information ni inte längre behöver. Framgår något annat i er sekretesspolicy följer ni detta. Men kom ihåg, ni har inte rätt att lagra data utan syfte eller godkännande!
Fototillstånd
Enligt Dataskyddsförordningen och området “fototillstånd” anses foto vara en personuppgift.
Regel: Om personen på fotot kan identifieras behövs ett samtycke. Om ni som företag vill fotografera deltagarna måste ni själva söka samtycke för detta. Vi kan tyvärr ej bistå med detta eftersom det inte är vi som tar själva fotot.
Vårt råd:
- Ta kontakt med er bolagsjurist och utforma ett lämpligt samtycke, eller använd vår mall. Vi rekommenderar att vårdnadshavare skriver under samtycket.
- När ni får deltagarlistan av oss mailar ni samtycket till deltagarna. De tar sedan med sig samtycket till er på IGEday.
- På IGEday samlar ni in alla samtycken. Därefter markerar ni med en röd eller grön klisterlapp synligt på deltagarna vilka som får fotas eller inte.